Koronavirusepidemia on Siun soten johdossa otettu vakavasti myös kokouskäytäntöjä kehittämällä. Omalla toiminnallamme meidän on  katkaistava mahdolliset tartuntareitit. Toimitusjohtaja palasi toissa tiistaina lomamatkaltaan rapakon takaa. Hänkin on esimerkillään ollut uskollisesti kotona kahden viikon karanteenissa ja sieltä on etätyönä nettiyhteyksien kautta täysipainoisesti osallistunut kuntayhtymän johtamiseen.

Aloimme heti epidemian laajuuden paljastuttua tutkia, miten järjestämme puheenjohtajiston ja hallituksen kokoukset. Parhaat valmiudet ne oli toteuttaa Microsoft Teamsin kautta. Järjestimme pari kertaa harjoittelun. Kuntayhtymällä on omasta takaa asiantuntevaa teknistä apua. Itselleni nettipalaverit ja sähköiset kokoukset olivat tuttua maakuntaliiton hallitustyöskentelyn ajoilta. Silloinen tekniikka rajoitti kyllä osallistujien määrää. 

Toissapäivän Siun soten hallituksen sähköiseen kokoukseen osallistui enimmillään 28 henkilöä. Siun soten hallituspöydän äärellä ovat läsnä 11 varsinaista hallituksen jäsentä, kolme valtuuston puheenjohtajaa ja kahdeksan kuntapaikkalaista puhe- ja läsnäolo-oikeudella sekä virkamiehistä toimitusjohtaja ja hallintojohtaja. Ennen varsinaista hallituksen kokousta olevaan toimitusjohtajan infoon osallistuu johtoryhmä.

Perjantain kokouksessa toimin itse fyysisesti Tikkamäeltä M5:n auditoriosta. Siellä on ajanmukainen av-tekniikka ja siellä olivat paikalla myös  kokouksen sihteeristö sekä mahdollisesti kokouksen aikana tarvittava tekninen ja juridinen apu. 

Kokous sujui ilman suurempia ongelmia. Tekniikka toimi.  Oma koneeni tosin katkaisi kerran yhteyden. Minulla oli toinen kone vieressä auki ja tekninen apu ripeästi avasi linkin uudelleen.

Kokouksen lopussa pidettiin vielä nimenhuuto, jossa jokainen kokouksen osanottaja kuittasi nimellään, että on saanut kokouksen aikana pyydetyt puheenvuorot. Puheenvuoroja pyydettäessä oli välillä ohjelman kanssa hitautta. Ennen pykälän käsittelyn lopettamista pj:n kannattaa pitää välillä pieniä taukoja, jotta osallistujat ovat täysin mukana. 

Mielestäni kokouksen asialista ensimmäiseen sähköiseen kokoukseen oli liian pitkä. Puheenjohtajana koin kokouksen johtamisen raskaammaksi kuin tavan kokouksen. Johtui varmaan osin jännityksestäkin ja jatkuvasta kahden, kolmen näytön seuraamisesta. Kokous kesti tasan neljä tuntia. Puolessa välissä oli viiden minuutin biobreikki.

Usein kriisien aikaan uusia toimintamalleja otetaan käytäntöön. Uskon sähköisten kokousten jatkossa lisääntyvän. Niistä kertyy vuositasolla eri puolilta maakuntaa oleville osanottajille suuri ajallinen säästö. Seuraavaan Siun soten hallituksen kokoukseen viemme läpi kokeneempina. Ohjelman tarjoamat kaikki palvelut on vielä tutkittava.

Lukijoille koronavapaata kevättä.